Ber­lin, Juni 2024. Die Beschaf­fung am Bau steht vor gro­ßen Her­aus­for­de­run­gen. Die­se gehen weit über die direk­ten Mate­ri­al­prei­se hin­aus. Unter­neh­men kämp­fen mit manu­el­len Pro­zes­sen, Abhän­gig­kei­ten von Ein­zel­per­so­nen und einem unkon­trol­lier­ten Wild­wuchs an Anbie­tern. Die­se Pro­ble­me füh­ren zu inef­fi­zi­en­ten Abläu­fen und erheb­li­chen wirt­schaft­li­chen Schä­den. Aktiv ange­gan­gen wer­den sie jedoch von den wenigs­ten Unter­neh­men. Soviel ist klar: Wer sich jetzt nicht dar­um küm­mert, wird schon in Kür­ze in wirt­schaft­li­chen Schwie­rig­kei­ten sein. Denn meis­tens ent­schei­det nicht nur die Pla­nung eines Neu­baus oder einer Sanie­rung über die Kos­ten, son­dern die tat­säch­lich beschaff­ten Mate­ria­li­en und Leis­tun­gen wir­ken sich im Ver­lauf als wesent­li­cher Preis­trei­ber aus. Ein Blick auf die aktu­el­len Top-The­men in der Beschaf­fung lohnt sich also allemal.

Die momen­ta­nen Her­aus­for­de­run­gen in der Beschaf­fung las­sen sich zwar auf weni­ge Schwer­punkt­the­men zusam­men­fas­sen, sind aber in ihren Aus­wir­kun­gen viel­fäl­tig. So ver­dre­hen Bran­chen­ver­tre­ter beim Stich­wort “Fach­kräf­te­man­gel” kate­go­risch die Augen, wis­sen aber oft­mals nicht, wel­che Aus­wir­kun­gen das schon bei der Beschaf­fung für Bau­vor­ha­ben in ihrem Unter­neh­men hat. Glei­ches gilt für den Ein­satz von Sub­un­ter­neh­men, der Aus­wahl von Lie­fe­ran­ten, ESG-Rege­lun­gen, der Digi­ta­li­sie­rung und dem Lie­fer­ket­ten­sorg­falts­pflicht­ge­setz. Alles schon ein­mal gehört, nichts davon ordent­lich umge­setzt. So lau­tet oft­mals die bit­te­re Wahrheit.

Fach­kräf­te­man­gel und sei­ne Tücken bei manu­el­len Prozessen

Unzu­rei­chend aus­ge­bil­de­te bezie­hungs­wei­se man­gel­haft wei­ter­ge­bil­de­te Mit­ar­bei­ter ver­schär­fen die schwie­ri­ge Situa­ti­on in Zei­ten des Fach­kräf­te­man­gels zusätz­lich. Ein gro­ßes Pro­blem in der moder­nen Beschaf­fung sind dabei manu­el­le Pro­zes­se, die oft zu unkon­trol­lier­ba­ren Situa­tio­nen füh­ren. Ein­käu­fer und ope­ra­ti­ve Mit­ar­bei­ter arbei­ten häu­fig nicht abge­stimmt, was zu inef­fi­zi­en­ten Abläu­fen und Abwei­chun­gen führt. Bei­spiels­wei­se müs­sen Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen müh­sam abge­tippt und aus­ge­wer­tet wer­den. Ange­bo­te wer­den oft noch auf Basis von PDF-Leis­tungs­be­schrei­bun­gen ein­ge­holt und manu­ell in die Sys­te­me über­tra­gen. Feh­len­de Kennt­nis über Rah­men­ver­trä­ge und Kon­di­tio­nen führt bei Käu­fen zu uner­wünsch­ten Kon­di­tio­nen, was oft erst durch spä­tes Con­trol­ling ent­deckt wird. Ver­ba­le Anfra­gen und die Ver­schleie­rung von Arti­keln tra­gen wei­ter dazu bei, dass die Über­sicht über die Ein­kaufs­vor­gän­ge ver­lo­ren geht.

Fach­kräf­te: Abhän­gig­kei­ten und Wis­sens­ver­lust bei Mitarbeiterkündigung

Ein wei­te­res Pro­blem ist die Abhän­gig­keit von ein­zel­nen Mit­ar­bei­tern mit spe­zi­fi­schem Fach­wis­sen. Fällt eine die­ser Per­so­nen aus oder wech­selt bei­spiels­wei­se eine Fach­ab­tei­lung zu einem Mit­be­wer­ber, geht wert­vol­les Wis­sen ver­lo­ren und der Betrieb ist gefähr­det. Dies kann zu erheb­li­chen Umsatz­ver­lus­ten füh­ren und die ver­blei­ben­den Mit­ar­bei­ter über­las­ten. Zudem wird es immer schwie­ri­ger, moti­vier­te Mit­ar­bei­ter für manu­el­le Tätig­kei­ten zu fin­den. Das Fach­wis­sen wan­dert mit den Mit­ar­bei­tern ab und ist für das Unter­neh­men ver­lo­ren, wenn kei­ne Mecha­nis­men zur Wis­sens­si­che­rung eta­bliert sind.

Sub­un­ter­neh­men oder eige­ne Mit­ar­bei­ter und wie vie­le Lie­fe­ran­ten braucht es?

Die Viel­zahl an Anbie­tern und Märk­ten ermög­licht es den Mit­ar­bei­tern, nahe­zu über­all Dienst­leis­tun­gen und Mate­ri­al zu kau­fen. Dies führt viel­fach zu einem unkon­trol­lier­ten Ein­kauf und einem Wild­wuchs an Lie­fe­ran­ten. Das Feh­len einer zen­tra­len Steue­rung und Len­kung des Ange­bots ver­hin­dert die Umset­zung guter Rah­men­kon­di­tio­nen. Das viel­fäl­ti­ge Ange­bot führt zudem zu unge­woll­ten Impuls- und Spon­tan­käu­fen, die erst sehr spät auf­fal­len und somit wirt­schaft­li­chen Scha­den verursachen.

Dazu ein Bei­spiel aus unse­rer Pra­xis: Ein Unter­neh­men aus der Woh­nungs­wirt­schaft arbei­tet bei­spiels­wei­se mit rund 200 Lie­fe­ran­ten von Müll­tü­ten zusam­men. Bes­ser wäre es, mit den fünf bes­ten Lie­fe­ran­ten attrak­ti­ve Rah­men­be­din­gun­gen aus­zu­han­deln. Der Vor­teil liegt auf der Hand: Zeit- und Geld­erspar­nis bei der Beschaffung.

Digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on und ESG: Her­aus­for­de­run­gen und Lösungen

Vie­le Unter­neh­men haben in der ers­ten Digi­ta­li­sie­rungs­wel­le ver­sucht, schnel­le Lösun­gen für ihre Pro­zes­se zu fin­den. Die Ein­füh­rung von ERP-Sys­te­men wur­de oft als All­heil­mit­tel betrach­tet. Doch die­se Lösun­gen sind heu­te oft nicht mehr auf dem Stand der Tech­nik, ver­ur­sa­chen durch man­geln­de Inter­ope­ra­bi­li­tät zusätz­li­chen Auf­wand und haben noch nicht die zukünf­ti­gen Regu­la­ri­en beim The­ma ESG inte­griert. Platt­for­men und eine naht­lo­se Inte­gra­ti­on der Sys­te­me sind not­wen­dig, um die­se Pro­ble­me zu über­win­den und eine effi­zi­en­te Daten­ver­ar­bei­tung zu gewährleisten.

Con­trol­ling und Kreis­lauf­wirt­schaft als Grund­la­ge für ESG

Ein effi­zi­en­tes Con­trol­ling ist nur mög­lich, wenn die Daten­ba­sis sau­ber und digi­tal ist. Dies ermög­licht nicht nur die Opti­mie­rung ope­ra­ti­ver Pro­zes­se, son­dern ist auch eine Grund­la­ge für eine funk­tio­nie­ren­de Kreis­lauf­wirt­schaft. Die Ver­füg­bar­keit und genaue Erfas­sung von Mate­ri­al­da­ten sind ent­schei­dend, um den gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen und den bald in Kraft tre­ten­den ESG-Kri­te­ri­en gerecht zu werden.

Nach­voll­zieh­bar­keit und regu­la­to­ri­sche Anfor­de­run­gen wie das LkSG

Mit dem Lie­fer­ket­ten­sorg­falts­pflicht­ge­setz (LkSG) und der EU-Taxo­no­mie ste­hen Unter­neh­men vor der Her­aus­for­de­rung, umfang­rei­che Daten in der Beschaf­fung nach­wei­sen zu müs­sen. Dies erfor­dert eine digi­ta­le Zusam­men­ar­beit und die Nut­zung von Platt­for­men, um die gestie­ge­ne Daten­men­ge effi­zi­ent bewäl­ti­gen zu kön­nen. Manu­el­le Tätig­kei­ten sind hier kei­ne Opti­on mehr. Die Wie­der­ver­wend­bar­keit von Daten in allen Ebe­nen der Pro­zes­se ist essentiell.

Wett­be­werbs­vor­sprung: Daten in Echt­zeit und Stan­dards für Vergleichbarkeit

Um die Beschaf­fung zukunfts­fä­hig zu gestal­ten, ist es essen­ti­ell, Daten in Echt­zeit zu erfas­sen und wei­ter­zu­ver­ar­bei­ten. Nur so kön­nen Unter­neh­men fun­dier­te Ent­schei­dun­gen tref­fen und ihre Geschäfts­be­zie­hun­gen nach­hal­tig ana­ly­sie­ren. Stan­dards und eine ein­fa­che Art des Pro­dukt-Matchings sind not­wen­dig, um den Wild­wuchs im Ein­kauf zu kon­trol­lie­ren und eine rei­bungs­lo­se inter­ne Kal­ku­la­ti­on zu ermög­li­chen. Platt­for­men kön­nen hier­bei einen wert­vol­len Dienst leisten.

Umfas­send stra­te­gi­sche Aus­rich­tung ist notwendig

Die Her­aus­for­de­run­gen in der Beschaf­fung sind viel­fäl­tig und erfor­dern eine umfas­sen­de stra­te­gi­sche Aus­rich­tung. Manu­el­le Pro­zes­se, unkon­trol­lier­ter Ein­kauf, Abhän­gig­kei­ten von Ein­zel­per­so­nen und Anfor­de­run­gen der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on müs­sen ange­gan­gen wer­den, um effi­zi­ent und wett­be­werbs­fä­hig zu blei­ben. Die Nut­zung von Echt­zeit­da­ten, Stan­dards zur Ver­gleich­bar­keit und eine soli­de digi­ta­le Basis sind uner­läss­lich, um den wirt­schaft­li­chen Erfolg zu sichern und den Anfor­de­run­gen der Kreis­lauf­wirt­schaft und regu­la­to­ri­schen Vor­ga­ben gerecht zu wer­den. Nur durch eine stra­te­gi­sche und zukunfts­ori­en­tier­te Aus­rich­tung kann die Beschaf­fung ihren Bei­trag zum Gesamt­erfolg des Unter­neh­mens leisten.

Über Conpur:
Das Ber­li­ner Unter­neh­men Conpur digi­ta­li­siert alle Pro­zes­se bei der Beschaf­fung am Bau. Mit nur einer web­ba­sier­ten Cloud-Lösung ist das gesam­te Beschaf­fungs­vor­ha­ben steu­er­bar – von der Aus­schrei­bung bis zur Adhoc-Bestel­lung. Sämt­li­che Part­ner sind jeder­zeit kom­plett und trans­pa­rent ein­ge­bun­den. Die Lösung arbei­tet Schnitt­stel­len über­grei­fend und legt den Fokus auf Nach­hal­tig­keit in der Bau­wirt­schaft sowie die Rea­li­sie­rung der ESG-Kriterien.

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